説明と質問が苦手な人はテンプレートに落としおこもう!〜説明編〜

最近バイトで自分が今抱えている問題を説明し、解決の糸口を見い出すために上司に質問する機会が多い。しかし私は説明も質問も正直苦手だ。したがって今回は「どうやったら説明と質問が上手くなるのか?」について2回に分けて述べていきたいと思う。今回は説明編だ。

下手な説明の典型例と説明する上で一番大切なもの

説明のわかりにくい典型例として「寄り道が多い」、「主語と述語が遠い」、「二重否定を使っている」というものがある。

以下が「寄り道が多く、主語と述語が遠い」説明の例

私はもちろん××の可能性も否定できないと考えてはいるが、いろいろと調査をした結果、△△かな、とも感じるようになってきたものの、○○だと思う。


説明ベタな人に共通する「わかりにくい表現」

この説明で一番肝心なのは「私は」と「○○だと思う」という部分である。それにも関わらず最終的な「○○だと思う」という結論までに「もちろん××の可能性も否定できないと考えてはいるが、いろいろと調査をした結果、△△かな、とも感じるようになってきたものの、」というような余計な情報が入り込んでいる。

次に「二重否定を使っている」文というのは以下のようなものだ。

彼がそのことに対して、反対しないとも限らない

【コツ10】二重否定を避ける

この文章だと結局彼は反対するのかしないのかがわかりづらい。したがって、この文は「彼はそのことに対して賛成する可能性が高い」という風に反対の可能性をきちんと残した肯定文に変える方がいい。

以上の3つ「寄り道が多い」、「主語と述語が遠い」、「二重否定を使っている」のようにわかりづらい説明というのはなぜ発生するのだろうか?

わかりづらい説明というのは「語り手が独りよがりで、相手の目線に立っていない時」に発生する。

したがって相手目線に立つことが説明をする時に一番大切なことなのである。

説明するのテンプレートやフレームワークはある?

先ほどは「相手目線に立つことが一番大切」と述べたが、具体的にはどうすればいいのか。調査していると

「結論、詳細、再度結論の順で述べると良い」

ということを色々な人が形を変えて主張している。以下ではそれが本当かどうかを説明や報告、プレゼンのフレームワークで有名なSDS法PREP法を使って見ていこう。

・SDS法

SDS法というのはSummary (要約)、Details(詳細)、Summary (全体)の順序で展開する話し方で、ニュースやセミナーのように話の内容自体に意味がある場合によく使われている。

このSDS法ではSummaryで一番言いたいことの結論を述べ、Detailで詳細を述べ、最後に再度Summaryで結論を述べている。

・PREP法

PREP法というのはPoint(要点)、Reason(理由)、Example(具体例)、Point(要点)の順序で展開する話し方で、話の内容自体よりも単純に報告などのようなビジネスシーンでよく使われる。

このPREP法ではPointで結論を述べ、Reason,Exampleで詳細を述べ、Pointで再度結論を述べている。

以上からわかりやす説明は「結論、詳細、再度結論」という形で行われていることがわかった。

みなさんも説明をわかりやすくしたい時は「結論、詳細、再度結論」という形に落とし込むと良い。

*ちなみにもっと詳しく説明や報告、プレゼンのフレームワークを知りたい方は以下のリンクに飛ぶと良い。

関連図書

参考文献

説明ベタな人に共通する「わかりにくい表現」

【コツ10】二重否定を避ける

上手な話し方」講座・CHAPTER 1 「話す」際に、いちばん大切なこととは?|日立ソリューションズ

文章力が上がる3つのテンプレート「SDS法」「PREP法」「穴埋め文章作成法」(第2回)

プレゼンテーションで勝ち抜く資料を作るための基礎知識を解説

3/3 ロジカルシンキングを活用したプレゼン手法 [ロジカルシンキング] All About

伝わる話し方「論理」構築法 -懐に入る「心理・論理・時間」テクニック【2】

売れる文章術:「何を書いたらいいのか分からない」 (1/2) – ITmedia ビジネスオンライン

説明上手になるための12の心得「話を短くする」「ポイントが複数ある場合は、その数を伝える」

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